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Evento beneficente: confira como realizamos o nosso!

Da ideia de realizar um encontro presencial de RPs em Porto Alegre, surgiu a vontade de ajudar quem passa necessidades no frio rigoroso do inverno gaúcho e transformar esse encontro em um evento beneficente.

Aquecer os dias de várias pessoas e as mentes de tantas outras foi o intuito do Aquece RP, organizado pelo coletivo Todo Mundo Precisa de Um RP em parceria com a  Atum Workstyle.

Trocamos conhecimento pela arrecadação de agasalhos e cobertores, que foram doados para uma instituição que abriga idosos na capital gaúcha.

Foram mais de 160 inscritos, que preencheram todas as vagas disponíveis em menos de duas horas.

Todo Mundo Precisa de um RP

Whatsapp da Todo Mundo RP: o evento foi lançado as 11h e ao meio-dia as inscrições estavam praticamente esgotadas

todo mundo precisa de um RP

As 16h lançamos o aviso que estava esgotado e a lista de suplentes começou a crescer!

Infelizmente nem todo mundo conseguiu cumprir com o compromisso e comparecer no sábado. Ainda assim, foram mais de uma centena de agasalhos arrecadados.

Compartilhando a experiência: faça você também um evento beneficente.

Não é fácil mobilizar pessoas e convencê-las a participar de um evento beneficente, mas é necessário tentar!

Quem participou da iniciativa, aparentemente simples, talvez não imagine a quantidade de detalhes que tivemos que correr para colocar em prática.

Por isso, resolvemos contar as etapas de organização do Aquece RP Week e mostrar a quantidade de trabalho necessário para tirar essa ideia do papel.

1º etapa: Mobilizar sócios da TMPRP para começar a divulgar do evento. A ideia surgiu do Guilherme Alf, 8 dias antes do evento acontecer. 

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Entre 10/06 e 17/06/2016 o evento foi concebido e organizado

2º etapa: Definir local e conseguir o apoio do espaço, para não gerar custos altos para a realização do evento beneficente.

3º etapa: Conversar com os palestrantes, apresentar a ideia e fazer com que eles se apaixonem pela iniciativa, se mobilizem pela causa e topem palestrar por puro amor.

aquece RP Week

Inscrições

Quando o local do evento possui uma estrutura física limitada, em termos de espaço, é necessário organizar credenciamento para controle do número de inscritos.

É super importante respeitar a capacidade do espaço e não superlotar, sempre pensando em uma possível emergência ou acidente.

4º etapa: Organizar sistema de inscrições, para convidar o público a participar e ter controle do número de inscritos.

Nós utilizamos o Sympla, que é um sistema gratuito e de fácil gerenciamento de inscrições.

5º etapa: Depois de mobilizar o pessoal e obter inscrições, é importante confirmar a presença de cada um.

Imprevistos acontecem e a gente sabe quem nem todos os inscritos comparecem, por confirmar a presença é importante.

E dá um trabalho danado.

Para confirmar a presença nós ligamos, enviamos e-mail e SMS para cada inscrito, pedindo para que confirmassem a sua participação.

Donativos

6º etapa: Definir as instituições que receberão as doações.

Entramos em contato com diversas ONGs de Porto Alegre, priorizando as que acolhem moradores de rua e idosos.

E nos impressionamos com a dificuldade de contato com essas organizações.

Chega a ser frustrante a burocracia enfrentada para destinar donativos, e até mesmo chegar em quem realmente mais está precisando no momento.

Graças à indicações, chegamos ao Asilo Amparo a Velhice Gustavo Nordlund.

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7º etapa: Entrega das doações.

Com mais de uma centena de agasalhos arrecadados, não dá pra simplesmente colocá-los no porta-malas do carro.

Daí surge o trabalho de conseguir o apoio de uma alma caridosa que possua uma van e direcione algumas horas da sua semana para distribuir as arrecadações.

Conseguimos isso através do Alex, que realiza entregas e que prontamente se disponibilizou para fazer a distribuição nas instituições.

Sempre tem alguém perto de você precisando de ajuda.

Ajudar não é fácil, mas é necessário para a nossa sociedade ser um lugar melhor para todos.

Queremos que o maior número de pessoas possível se mobilize para realizar iniciativas como essa e criar o seu próprio evento beneficente! 

Entidades

Se você está no RSl, leia também o post que fizemos sobre algumas instituições beneficentes da capital gaúcha que fazem um lindo trabalho de acolhimento e assistência à pessoas carentes.

São organizações que estão sempre precisando de algum tipo de auxílio, que vão de arrecadação de donativos até doação de tempo e carinho.

Redação TMPRP
Redação TMPRP
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