O que é necessário para organizar um evento de sucesso?

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O que é necessário para organizar um evento de sucesso?

Estamos MUITO animados para a RP Week 2019!!! Por isso, trouxemos mais um conteúdo super bacana com uma das nossas palestrantes da RP Talk. Dessa vez, a entrevista é com a Emiliana da Silva, que compartilhará conosco sobre eventos, cerimonial e protocolo.

Emiliana é coordenadora do Curso de Relações Públicas na Universidade do Vale do Itajaí – Univali. Ela também atua na Agência Integrada de Comunicação – IN, laboratório que desenvolve projetos prestando serviços nas áreas e comunicação para universidade e empresas da região. Além disso, planeja e organiza vários tipos de eventos científicos, técnicos e corporativos.

Os profissionais que trabalham com eventos devem estar sempre atentos ao cerimonial, protocolos, tendências e demais assuntos que estejam ligados ao contexto da realização de eventos para executar trabalhos com excelência.

Para se aprofundar neste assunto, confira tudo que a Emiliana nos contou sobre esta temática. 

 

Blog RP: Quais os três principais conselhos que você daria para profissionais que buscam realizar um evento de sucesso?


Emiliana: A melhor forma é elaborar um projeto traçando objetivos, justificativa (com argumentos que convençam teu cliente/chefia) e uma planilha detalhada de gastos/investimento. 

 

O mercado não cobra formação específica para esta função e isso acaba abrindo oportunidade que qualquer profissional desenvolva a função. O problema é que na maioria das vezes este profissional não é capaz de pensar o evento estrategicamente oferecendo risco para imagem da organização caso algo venha acontecer durante o processo de realização do evento.

 

Blog RP: O que você considera indispensável na captação de recursos de um evento?


Emiliana: Captar recursos para eventos sempre será um processo difícil, mas o que percebo no mercado é que devemos ter uma boa contrapartida para o apoiador e/ou patrocinador. Temos que mensurar quais vantagens ele terá se a marca dele tiver relacionada a este evento. 

 

Os argumentos na maioria das vezes são fracos diante do valor solicitado. Para isso, precisamos ter um projeto acompanhado de uma apresentação que resume este projeto. A parte visual vende muito e atrai o receptor. Outro processo indispensável é ter um profissional que saiba vender esta proposta. Nem todo o profissional tem perfil de vendas e isso dificulta no fechamento das propostas apresentadas.

 

Blog RP: Como driblar as dificuldades de seguir o protocolo em um evento cerimonial?

 

Emiliana: Muitos profissionais querem modernizar o protocolo sendo que devemos seguir a lei estabelecida pelo governo, principalmente se temos autoridades públicas envolvidas no evento. Sempre utilizo o bom senso para situações que possam dificultar o processo do protocolo. Tem situações no protocolo possíveis de administrar sem precisar prejudicar, como por exemplo, algumas autoridades quererem fazer discursos longos e desnecessários ou fazerem parte da mesa onde já temos o suficiente de representação. 

 

Nesta situação é que devemos ter argumentos para convencer as autoridades de que isso não traria uma imagem positiva para o evento e para a autoridade envolvida. Parece fácil mais de qualquer forma temos que tentar não prejudicar os envolvidos com determinadas situações. Isso pode ser um risco para imagem de todo o processo podendo repercutir negativamente. Temos que ter em mente que atualmente as redes sociais podem nos auxiliar, mas também podem nos prejudicar com postagens e comentários desnecessários envolvendo o protocolo do evento.

   

 

Blog RP: Em um país que ainda está se recuperando de uma recessão, como convencer os empresários de que um evento estratégico pode ser uma boa oportunidade para fechamento de novos negócios? 

 

Emiliana: As ações em realizar eventos estão cada vez mais em alta pois conseguem reunir públicos específicos e dirigidos das organizações em um único espaço e com tempo pré-determinado. Os eventos aproximam o público e proporcionam networking e relacionamento expandindo ainda mais os objetivos traçados pelos eventos. 

 

O organizador precisa traçar ao cliente/chefia em números e saber mensurar o investimento inerente na ação executada. evento. Planejar estrategicamente, traçar objetivos e saber mensurar dados no pré, trans e pós evento principalmente se o evento já tiver tido alguma edição.
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Redação TMPRP
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