Organizar um evento é incrível, desafiador e muito realizador. Te permite aprender sobre diversas coisas, ter contato com pessoas incríveis e viver sob adrenalina constante por todo o período dele 🙂
Quer seja para a semana acadêmica da sua universidade, um evento de conclusão de curso, ou uma atividade para agitar e levar ainda mais conhecimento para a sua turma, existem algumas dicas que são essenciais e vão te ajudar a garantir o sucesso do trabalho.
1. Planeje-se com antecedência
Um evento toma tempo e demanda muita atenção, portanto, quanto mais tempo você tiver para organizar tudo, melhor! Comece o planejamento com antecedência e mantenha um ritmo constante. Quanto mais tarefas você adiantar ou pelo menos planejar para elas, melhor.
2. Seja organizado e atento aos detalhes
O tempo também vai te ajudar com esta segunda dica. Organizar tudo do começo e deixar todos os envolvidos com a construção do evento sabendo de tudo o que está acontecendo vai te ajudar a tomar decisões mais rápidas e não deixar o processo parar. Vai também permitir que todo mundo mantenha-se atento ao que está acontecendo, assim ficando mais fácil encontrar detalhes que faltam ou aqueles que vão fazer toda a diferença.
3. Trabalhe em equipe e não com hierarquias
Lembre-se, especialmente se você está na universidade, você e seus colegas provavelmente tem conhecimento semelhante sobre organização de eventos. Além disso, um pode aprender com o outro. Trabalhem juntos! Quanto mais unidos, mais fácil vai ser para todo mundo. Vai ser natural que surja um líder, mas lembre-se de que isso é muito diferente de ser um “chefe”.
4. Busque orientação de um professor
Buscar orientação de alguém com mais experiência e conhecimento pode ajudar muito a evitar problemas, antecipar necessidades e tornar o processo todo mais fácil. Cuidado, claro, para não cair nas mesmice. Sejam inovadores e ousados, mas aprendam com quem já percorreu mais quilômetros na jornada da vida.
5. Seja cordial com a equipe, fornecedores
Gentileza gera Gentileza! Seja educado com todo mundo (na vida!). Trate as pessoas com respeito e entenda que assim como você, elas também podem ter tido um dia ruim. E mais do que isso, ninguém tem nada a ver com o seu mau humor 😛
6. O combinado não sai caro
Combine antecipadamente as “regras do jogo” com todo mundo que está envolvido no evento. Isso significa professor orientador, colegas, fornecedores, palestrantes e convidados. Deixe as regras do jogo claras como prazo para entrega de materiais, prazos de pagamentos, despesas que são cobertas, o que é de sua responsabilidade e o que é de responsabilidade dos outros. Isso evita desentendidos e torna tudo muito mais simples.
7. Seja grato pelo esforço dos palestrantes e voluntários
Organizar um evento requer muitos envolvidos e várias concessões. E muitas vezes os palestrantes vão ao evento sem cachê e os voluntários, bem, o próprio nome já diz. Por isso dedique-se a oferecer uma experiência completa e cordial. Dedique-se para oferecer flexibilidade de voos, indicar lugares legais pela cidade, adaptar a grade de trabalho e dedicar a atenção que cada um merece no momento adequado.
8. Peça ajuda
Muitas vezes os eventos universitários tem verba curta e muito amor envolvido. Por isso é sempre válido pedir ajuda, oferecer e estruturar um plano de patrocínio e ser cada de pau. Coffee, brindes, passagens aéreas, hospedagem, alimentação, traslados – tudo! Mas lembre-se de que para ter algo você também precisa oferecer algo em troca.
9. Peque pela qualidade
Não é porque o seu evento é gratuito ou tem verba curto que você pode deixar a qualidade de lado, afinal de contas, você é um RP! Atente-se para coisas importantes que impactam muito no evento: um projetor de qualidade que permita que todas as pessoas que estão na sala vejam o conteúdo do palestrante, microfones e caixas de som que não fiquem fazendo barulho ou que sejam baixas demais, uma apresentação organizada e bonita para o seu coffee (nada de colocar o pacote da bolachinha na mesa), e por aí vai. Quando mais qualidade, melhor!
10. Comunique-se bem com seus públicos
Bem, acho que este ponto é quase que obrigação para um RP! Comunique-se bem, constantemente e de forma clara com todos os públicos do evento. Preste atenção no que cada um deles precisa e quando precisam da informação. Antecipe-se: isso evita perguntas e perda de tempo com respostas que poderiam ter sido dadas no email que você enviou. Comunicação clara e objetiva é chave!
Bem, com essas dez dicas você já tem uma grande base para começar a organizar o seu evento! Lembre-se de pedir ajuda sempre que precisar, não só nas horas críticas e nem apenas com dinheiro. A, a gente da Todo Mundo Precisa de um RP adora ser convidado para palestrar 🙂 E temos conteúdos super legais pra sua semana acadêmica, por exemplo.
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Abraços
Pedro Prochno
