*Por Raíssa Grandini. Este texto sobre planejamento estratégico de comunicação foi publicado em 2017 e revisado em 2021.
Não é novidade para ninguém o quão importante o planejamento estratégico de comunicação pode ser para uma organização, não é mesmo? ERRADO! Nós comunicadores sabemos da sua importância e os resultados que ele pode trazer. Porém, acontece que para muitos empresários e empreendedores isso não é tão óbvio assim.
Desenvolver um planejamento organizacional significa criar processos continuados e direcionados a cumprir metas e objetivos de negócio, com foco na tomada de decisão. Esses processos estabelecem estratégias, táticas, ações e prazos para alcançar essas metas e objetivos estabelecidos.
O planejamento estratégico de comunicação deve estar alinhado ao planejamento estratégico e aos propósitos da empresa. É justamente a integração com os objetivos de negócio que possibilita a eficácia das ações propostas no planejamento de comunicação, com o foco de alcançar os objetivos organizacionais juntamente aos seus públicos de interesse da empresa.
Ou seja: planejamento de comunicação eficaz só existe quando a empresa tem uma planejamento dos seus objetivos de negócio com indicadores claramente definidos.
Benefícios do Planejamento Estratégico
Fazer um planejamento estratégico de forma correta pode trazer grandes benefícios práticos. Abaixo citamos alguns deles, olha só:
1 – Organização: a organização passa a enxergar seus objetivos com mais clareza, pois o planejamento quando colocado “em papel” fica mais tangível, possibilitando que os objetivos fiquem mais definidos;
2 – Assertividade: com o planejamento definido, a tomada de decisões torna-se mais ágil, pois se tem uma ideia de onde a empresa está e onde quer chegar;
3 – Comprometimento: quando o planejamento estratégico está bem definido, a equipe aumenta o seu grau de comprometimento, ficando mais engajada por cada um conhecer melhor suas atribuições;
4 – Prevenção de erros e problemas: o planejamento ajuda a prevenir possíveis erros que possam acontecer futuramente. Além disso, previne problemas de relacionamento entre a equipe, pois as tarefas já estarão bem definidas;
5 – Otimização de tempo: planejar também significa ganhar tempo, pois torna mais ágil a execução das atividades.
O ato de planejar passa por constantes mudanças e aperfeiçoamentos. A agilidade trazida pela tecnologia provocou mudanças na forma como o planejamento estratégico de comunicação das organizações acontece. Embora ainda tenham um direcionamento de médio e longo prazo, o enfoque do processo está nas ações que podem ser ajustadas a curto prazo.
Uma aula sobre planejamento estratégico
Este vídeo do consultor de gestão Vicente Falconi é uma aula sobre planejamento estratégico. A partir do minuto 6 ele fala exatamente sobre o quanto o planejamento de longo prazo não morreu, mas sobre o quão importante se tornou planejar no médio e no curto prazo também.
A evolução do planejamento traz também o ato de projetar ações e estratégias de forma mais segmentada, buscando atender cada perfil de público e suas necessidades específicas. Para isso, nada mais adequado que um profissional de Relações Públicas para dar o passo inicial do planejamento da comunicação. Para isso, é preciso do apoio de um profissional de administração ligado à estratégia da gestão, identificando os públicos que compõem determinada organização.
Assim, pressupõe-se planejar conteúdos específicos para cada tipo de público e comunicar as mensagens específicas para cada um deles.
A estrutura do planejamento estratégico de comunicação
O processo de planejar passa por quatro fases principais, onde dentro delas algumas etapas devem ser cumpridas para eficácia do planejamento. Essas fases podem ser definidas em: pesquisa, planejamento, implementação e avaliação. Os itens abaixo compõem as etapas de cada fase principal.
10 passos para estruturar o planejamento estratégico da comunicação de um negócio
1 – Investigue sobre a organização: (análise de microambiente) Conheça o cenário em que o planejamento se desenvolverá, essa etapa inclui analisar e tomar conhecimento sobre a trajetória da organização, o clima organizacional e seu posicionamento;
2 – Investigue sobre os produtos/serviços da organização: tenha conhecimento sobre o negócio foco da organização;
3 – Investigue sobre o segmento de atuação da organização: (análise macroambiente) tenha conhecimento sobre o nicho de mercado que a organização ocupa e quais outras empresas dividem segmento com ela;
4 – Analise os canais e políticas de comunicação da empresa: tome conhecimento da estrutura comunicacional adotada pela organização;
5 – Realize o diagnóstico: esta etapa é de fato o ponto inicial para realização das ações do planejamento. No diagnóstico é necessário identificar o problema que o planejamento visa resolver, as metas a serem alcançadas, além de identificar os processos, canais e ferramentas de comunicação interna e externa;
6 – Análise SWOT: nesta etapa devem ser analisadas as forças (strength) e fraquezas (weaknesses) do microambiente e as oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) do macroambiente;
7 – Análise de públicos e definição da persona: nessa etapa realizamos o mapeamento de público, onde entra então a definição da persona do seu negócio. Essa etapa merece total atenção, pois é a partir de uma boa definição de persona que as estratégias são traçadas de maneira mais eficaz, atingindo de forma certo o público certo.
8 – Objetivos e Metas da Comunicação: nesta fase cabe revisar os objetivos preteridos pela organização, para então traçar meios para atingir esses objetivos, através de estratégias direcionadas de forma específica para cada público definido na etapa anterior
9 – Plano de Ação: esta etapa consiste na implementação e controle das ações definidas previamente. Para o cumprimeiro, o planejamento subdivide-se em três níveis:
- Estratégico: ocorre a longo prazo e está ligado às grandes tomadas de decisões da organização;
- Tático: ocorre a curto prazo e abrange uma dimensão de tomadas de decisões mais restrita. Busca resoluções de demandas mais imediatas;
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- Operacional: consiste na formalização através de documentos dos processos e metodologias adotadas durante o planejamento.
Saiba mais sobre os três níveis do planejamento no vídeo abaixo:
10 – Monitoramento, controle e avaliação: Seguindo as etapas do planejamento, todas as ações devem ser avaliadas e monitoradas durante o processo, além de avaliar se os resultados responderam os objetivos definidos pelo planejamento.
Dado o passo a passo, agora é só iniciar o planejamento de sua empresa. Claro, sempre adequando o planejamento a sua realidade organizacional, aos seus recursos financeiros e humanos. Desta forma, o planejamento estratégico de comunicação, se bem aplicado, pode possibilitar êxito, alcance dos objetivos e crescimento para a sua empresa.
*Raíssa Grandini é graduada em Relações Públicas e foi integrante do Time de Voluntários de Conteúdo da RP Week 2017.
